CHẤN CHỈNH VIỆC LẠM DỤNG YÊU CẦU NỘP BẢN SAO CÓ CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN BA TƠ; BẢN SAO ĐƯỢC CHỨNG THỰC CÓ THỜI HẠN HAY KHÔNG?

Theo đó, Bản sao có 02 loại gồm: Bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao được chứng thực từ bản chính:

1) Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao; bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc (khoản 1 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. 

2) Bản sao được chứng thực từ bản chính là bản sao do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính (khoản 2 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. 

Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao được chứng thực từ bản chính được quy định tại Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP như sau:

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Tuy nhiên, trong thời gian dài triển khai thực hiện, Phòng Tư pháp huyện vẫn còn tiếp nhận nhiều thông tin phản ánh của công dân và công chức Tư pháp - hộ tịch cấp xã trên địa bàn huyện về việc một số cơ quan, đơn vị, nhất là các cơ sở giáo dục trên địa bàn huyện (các trường THPT, THCS, Tiểu học, mầm non) khi tiếp nhận hồ sơ của công dân, học sinh yêu cầu phải nộp bản sao có chứng thực và không chấp nhận bản sao Giấy khai sinh chứng thực từ bản chính; chỉ chấp nhận bản sao đã được chứng thực và Giấy khai sinh có ghi (BẢN SAO) dưới tên loại. Đây là việc làm không đúng với quy định của pháp luật, cũng như theo yêu cầu tại Chỉ thị số 17/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ và Chỉ thị số 06/CT-UBND của Chủ tịch UBND tỉnh Quảng Ngãi về việc chấn chỉnh lạm dụng yêu cầu việc nộp bản sao có chứng thực, đã gây phiền hà, bức xúc cho nhân dân. Đồng thời, gây áp lực, quá tải cho các cơ quan thực hiện chứng thực trên địa bàn huyện.

Để tiếp tục khắc phục tình trạng nêu trên,  trong năm 2023, Phòng Tư pháp đã tham mưu UBND huyện ban hành văn bản chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, đơn vị chấn chỉnh ngay việc lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với những trường hợp công dân nộp bản sao giấy tờ cá nhân không có chứng thực (chỉ là bản chụp, photocopy từ bản chính) các cơ quan, đơn vị tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm tiếp nhận và yêu cầu công dân xuất trình bản chính để đối chiếu. Đồng thời, yêu cầu Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Ba Tơ hướng dẫn các cơ sở giáo dục trực thuộc ngành giáo dục huyện khi tiếp nhận hồ sơ có thủ tục yêu cầu nộp bản sao Giấy khai sinh, chấp nhận 02 loại bản sao Giấy khai sinh dưới đây, không được từ chối tiếp nhận bản sao Giấy khai sinh được chứng thực từ bản chính (chỉ trừ trường hợp bản chính không hợp lệ: bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc thiếu các thông tin như số, ngày cấp, người ký…):

Bản sao Giấy khai sinh được cấp từ sổ gốc

Bản sao Giấy khai sinh được chứng thực từ bản chính (bản giấy hoặc bản sao chứng thực điện tử từ bản chính, được thực hiện trên Cổng Dịch vụ công quốc gia)

Nếu đơn vị nào để xảy ra tình trạng nêu trên, gây bức xúc cho người dân và gây ùn tắc, quá tải tại các cơ quan chứng thực trên địa bàn huyện, ảnh hưởng đến công việc khác liên quan đến công tác cải cách hành chính của huyện thì thủ trưởng đơn vị đó sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm trước UBND và Chủ tịch UBND huyện.

* Về thời hạn của các loại giấy tờ đã được chứng thực:

- Pháp luật hiện nay không quy định về thời hạn của chứng thực mà chỉ quy định giá trị sử dụng của bản chứng thực là được sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Do đó, khi bản chính đã có sự thay đổi về nội dung thì bản chứng thực trước đó cũng không còn giá trị sử dụng thay cho bản chính (Chính vì vậy, trong trường hợp này có thể coi bản sao được chứng thực không còn giá trị sử dụng).

- Có thể thấy, thời hạn sử dụng của bản chứng thực căn cứ vào thời hạn của bản chính./.

Duy Thức (Phòng Tư pháp)