Văn phòng UBND tỉnh đề xuất trợ lý ảo tự động hóa công tác hành chính văn phòng

Trí tuệ nhân tạo (AI) đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển, từ AI truyền thống (dựa trên quy tắc và học máy) đến Generative AI (Trí tuệ nhân tạo tạo sinh - LLMs) với khả năng hiểu ngữ cảnh và sinh văn bản tự nhiên. Hiện nay, xu hướng cốt lõi trong năm 2025-2026 là Agentic AI (Tác nhân AI tự chủ - AI Agents). Các AI Agent không chỉ là công cụ hỏi đáp thụ động mà là các thực thể thông minh có khả năng tự chủ hành động, nhận diện mục tiêu, lập kế hoạch chi tiết, sử dụng linh hoạt các công cụ phần mềm bên ngoài và liên tục tự sửa lỗi để hoàn thành nhiệm vụ.

Hệ thống AI Agent hiện đại được xây dựng dựa trên bốn trụ cột công nghệ chính: Planning (Lập kế hoạch), Memory (Trí nhớ), Tool Use (Sử dụng công cụ) và Multi-Agent Systems (Hệ thống đa tác nhân). Trong khu vực hành chính công, xu thế ứng dụng AI Agent đã dịch chuyển từ các “hộp chat thông tin hỗ trợ” sang các “dây chuyền lắp ráp kỹ thuật số”, nơi các AI Agent đảm nhận vai trò thực thi 70-80% tác vụ nghiệp vụ có tính lặp lại dưới sự phê duyệt và kiểm soát của cán bộ công chức (Human-in-the-loop).

Thực trạng và bài toán tại Văn phòng UBND tỉnh Quảng Ngãi

Từ ngày 01/7/2025, việc tổ chức mô hình chính quyền địa phương 2 cấp đã mang lại cơ hội phát triển mạnh mẽ nhưng cũng đặt ra những thách thức chưa từng có, đã khiến số lượng đầu mối theo dõi và điều hành trực tiếp ở cấp cơ sở tăng mạnh (96 xã).

Khối lượng văn bản hành chính đã tăng đột biến. Cụ thể, trong sáu tháng cuối năm 2025, Văn phòng tiếp nhận 76.819 văn bản đến và thẩm định, tham mưu ban hành 13.819 văn bản đi. Trong sáu tháng đầu năm 2026, số lượng văn bản đến đạt 61.852 và số văn bản đi là hơn 16.825. Điều này thể hiện áp lực công việc hành chính cực kỳ lớn, đặt ra yêu cầu khẩn cấp về hoàn thiện thể chế, thống nhất quy trình và nâng cao chất lượng tham mưu.

Nếu tiếp tục vận hành theo phương thức thủ công truyền thống, Văn phòng UBND tỉnh sẽ đối mặt với nguy cơ quá tải hệ thống, chậm trễ xử lý văn bản, xảy ra sai sót về hình thức, ngữ nghĩa, chính tả, nội dung văn bản và bỏ sót nhiệm vụ. Các bài toán đăt ra bao gồm: xử lý văn bản đến, số hóa dữ liệu điều hành vào hệ thống `office.quangngai.gov.vn`, `phkg.quangngai.gov.vn`, thẩm tra văn bản; quản trị giấy mời và lịch công tác lãnh đạo, tổng hợp số liệu báo cáo, và đôn đốc, theo dõi, giám sát nhiệm vụ.

Giải pháp xây dựng và ứng dụng hệ thống AI Agent tự động hóa

Để giải quyết các bài toán trên, Văn phòng UBND tỉnh đề xuất xây dựng hệ thống Đa tác nhân AI (Multi-Agent System) hoạt động phối hợp đồng bộ dưới sự kiểm soát của con người. Giải pháp này bao gồm sáu Trợ lý AI Agent chuyên biệt:

• Trợ lý AI rà soát, xử lý văn bản đến: Tự động quét (OCR), bóc tách thông tin, phân loại thông minh và đề xuất phòng xử lý, dự thảo phân công. Mục tiêu rút ngắn thời gian xử lý từ 2 giờ xuống dưới 1 phút/văn bản và loại bỏ 100% tình trạng phân công sai đơn vị.
• Trợ lý AI nhập dữ liệu vào hệ thống `ioffice,baocao,phkg.quangngai.gov.vn`: Đọc hiểu tài liệu số liệu, bóc tách dữ liệu tự động, nhập liệu thông qua API hoặc RPA và kiểm tra tính hợp lệ. Kỳ vọng tiết kiệm 95% thời gian nhập liệu thủ công và triệt tiêu sai sót.
• Trợ lý AI thẩm tra văn bản: Đối chiếu dự thảo văn bản với cơ sở dữ liệu pháp luật hiện hành để thẩm tra pháp lý, kiểm tra thể thức theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và đề xuất chỉnh sửa. Đảm bảo 100% văn bản đúng quy định pháp luật và chuẩn thể thức, giảm thời gian thẩm tra từ 4 giờ xuống dưới 10 phút.
• Trợ lý AI xử lý giấy mời và lập lịch công tác: Trích xuất thông tin giấy mời, đề xuất đại biểu tham dự, tự động cập nhật lịch công tác và chuẩn bị tài liệu cuộc họp. Rút ngắn 80% thời gian xử lý lịch họp hàng tuần.
• Trợ lý AI tổng hợp số liệu báo cáo: Thu thập dữ liệu tự động, làm sạch, phân tích xu hướng và sinh dự thảo báo cáo tình hình kinh tế - xã hội. Giảm thời gian tổng hợp báo cáo định kỳ từ 3 ngày xuống còn 1 giờ thực thi tự động, đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.
• Trợ lý AI theo dõi, giám sát nhiệm vụ được giao: Bóc tách nhiệm vụ chỉ đạo, giám sát và đôn đốc tự động qua SMS/Zalo/hệ thống điều hành, đánh giá kết quả thực hiện và lập báo cáo xếp hạng KPI. Giúp theo dõi nhiệm vụ theo thời gian thực và giảm tỷ lệ nhiệm vụ bị trễ hạn.

Hạ tầng kỹ thuật, nguyên tắc và lộ trình triển khai

Hệ thống AI Agent được thiết kế dựa trên ba nguyên tắc cốt lõi: Bảo mật dữ liệu tuyệt đối (On-Premises LLM, Private Cloud, sử dụng mô hình ngôn ngữ lớn nguồn mở như Llama 3, Qwen 2.5 được tinh chỉnh chuyên sâu bằng tiếng Việt hành chính); Cơ chế kiểm soát bởi con người (Human-in-the-loop, AI Agent chỉ đóng vai trò trợ lý đề xuất); và Tính minh bạch và giải thích được (Explainable AI, AI Agent trích dẫn rõ ràng căn cứ pháp lý cho các đề xuất).

Giải pháp trước mắt sẽ thí điểm ứng dụng các công cụ sẵn có như AI Gemini (Gemini Advanced/Enterprise), tích hợp hệ sinh thái Google Workspace và ứng dụng Antigravity cùng các trợ lý AI cá nhân tại 2-3 phòng chuyên môn có khối lượng hồ sơ lớn (phòng Tổng hợp, Nội chính, Khoa giáo – Văn xã) trong vòng 2-4 tuần.

Lộ trình triển khai được chia thành ba giai đoạn: Giai đoạn 1 (Tháng 07/2026 - 12/2026) sẽ thí điểm, xây dựng hạ tầng phần cứng và huấn luyện hai Trợ lý (xử lý giấy mời và tổng hợp số liệu báo cáo). Giai đoạn 2 (Tháng 01/2027 - 06/2027) sẽ triển khai các nghiệp vụ lõi như tích hợp Trợ lý rà soát văn bản đến, thẩm tra văn bản và nhập liệu tự động vào các hệ thống quản lý. Giai đoạn 3 (Từ tháng 07/2027) sẽ liên thông đa tác nhân, kết nối các Trợ lý AI thành một dây chuyền làm việc tự động khép kín và mở rộng ứng dụng cho các sở ban ngành cùng 96 xã trong toàn tỉnh.