Đẩy mạnh công tác lập hồ sơ công việc trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của UBND tỉnh

Thời gian qua, công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh đã có nhiều chuyển biến tích cực, nhất là trong việc lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu tại các cơ quan, đơn vị, địa phương ngày càng hệ thống, khoa học, an toàn. Tuy nhiên, việc lập hồ sơ công việc trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi (Hệ thống) tại nhiều cơ quan, đơn vị, địa phương vẫn còn hạn chế: tỷ lệ lập hồ sơ chưa cao; việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Hệ thống chưa đầy đủ; một số công chức, viên chức còn xem nhẹ công tác lập hồ sơ; việc lập và nộp lưu còn mang tính hình thức, chưa được chú trọng đúng mức, gây khó khăn cho khai thác, sử dụng và chưa phát huy đầy đủ giá trị tài liệu lưu trữ.

Để khắc phục những hạn chế trên và thực hiện nghiêm túc quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và đẩy mạnh chuyển đổi số trong hoạt động hành chính của các cơ quan, đơn vị, địa phương, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương quán triệt, phổ biến và triển khai nghiêm túc Luật Lưu trữ năm 2024, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số và các văn bản có liên quan đến công chức, viên chức.

Ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm theo quy định để làm cơ sở lập, quản lý và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu trong công tác chỉ đạo, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc trên Hệ thống; đưa nội dung này vào tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hằng năm của công chức, viên chức. Bố trí công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng tiêu chuẩn theo vị trí việc làm; phối hợp đào tạo, tập huấn nghiệp vụ lập hồ sơ điện tử; bảo đảm tỷ lệ lập hồ sơ trên Hệ thống hằng năm của cơ quan, đơn vị, địa phương đạt 100% số hồ sơ công việc (trừ hồ sơ thuộc phạm vi bí mật nhà nước).

Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì, phối hợp đơn vị cung cấp phần mềm duy trì hoạt động ổn định, an toàn của Hệ thống; bổ sung thêm tính năng thống kê, báo cáo về tình hình lập hồ sơ của các cơ quan, đơn vị trên Hệ thống. Phối hợp Công an tỉnh bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và lưu trữ dữ liệu hồ sơ điện tử trên các hệ thống thông tin do đơn vị chủ trì xây dựng và vận hành theo đúng quy định. Phối hợp, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương trích xuất thông tin, dữ liệu có liên quan về lập hồ sơ trên Hệ thống để phục vụ việc kiểm tra khi có yêu cầu.

Công an tỉnh chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ và các cơ quan, đơn vị có liên quan bảo đảm công tác an toàn, an ninh thông tin phục vụ lưu trữ dữ liệu hồ sơ điện tử của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên Hệ thống.

Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị lập Danh mục hồ sơ, kỹ năng nghiệp vụ lập và quản lý hồ sơ điện tử trên Hệ thống. Tổ chức kiểm tra việc chấp hành quy định pháp luật về lập và nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh. Đặc biệt là công tác lập hồ sơ trên Hệ thống; kịp thời phát hiện, kiến nghị xử lý trách nhiệm đối với tập thể, cá nhân vi phạm. Đồng thời, phối hợp Sở Khoa học và Công nghệ, đơn vị cung cấp phần mềm hoàn thiện cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử, bảo đảm giá trị pháp lý và tính toàn vẹn thông tin.